Tiếng Anh Văn Phòng


Phần 1: THE INTERVIEW
 I'm here for the interview
Secretary: Yes, yes. Thank you. Good bye.
Jane: Hello, I'm here for the interview.
Secretary: Hi, what’s your name?
Jane: My nane is Jane.
Secretary: Hi Jane and who are you seeing?
Chào Jane, ai sẽ phỏng vấn cô?
Jane: Mr.Smith the sales and marketing manager
Ông Smith, trưởng bộ phận tiếp thị và kinh doanh.

Education experience
Smith: Have you been waiting long?
Cô chờ có lâu không?
Jane: No
Smith: Oh, nice to meet you.
Jane: Thank you, I'm very glad for this oppportunity.
Cảm ơn, tôi rất hân hạnh khi có dịp gặp ông.
Smith: When did you graduate from univercity?
Cô tốt nghiệp khi nào?
Jane: I graduated 6 months ago.
6 tháng trước.
Smith: what faculty were you in?
Cô đã học ở khoa nào?
Jane: I was in the faculty of secretarial studies
Tôi học khoa thư ký học.
Smith: Did you enjoy studying?
Cô thích học chứ?
Jane:  I did enjoy studying but I want to start working as soon as possible.
Tôi thích học nhưng tôi muốn đi làm trong thời gian sớm nhất có thể.
Smith: That's good

Work experience
Jane: Would you like to see my résume?
Ông có muốn coi sơ yếu lý lịch của tôi không?
Smith: Yes, please.
Jane: Here's my résume.
Smith: Thank you. Could you tell me where were you last job?
Cảm ơn. Trước đây cô làm việc ở đâu nhỉ?
Jane: Certanly, I was working at the Asia Finace Bank.
Trước đây tôi làm ở ngân hàng Tài Chánh Châu Á.
Smith: And why did you leave that job?
Sao cô lại nghỉ việc?
Jane: Because I was looking for more of a  challenge.
Vì tôi muốn tìm một công việc mang tính thử thách hơn.
Smith: Any other reasons?
Còn lý do nào khác không?
Jane: Also it's far from home.
Còn xa nhà nữa.
Smith: Well, I'm looking for a new secretary. 
Được rồi, tôi đang cần tìm một thư ký mới.
Jane: If you give me this job I will work very hard.
Nếu tôi làm việc này, tôi sẽ rất chăm chỉ.

NEW WORDS:
- Excited: phấn khởi
- Graduate: Tốt nghiệp
- Start: Bắt đầu, khởi đầu
- Wear: Mặc, mang
- See: gặp
- Sales and marketing manager: Trưởng phòng kinh doanh và tiếp thị
- Lift/elevator: Thang máy
- You are welcome: Không có chi
- Arrive: Đến
- Faculty: Khoa
- Enjoy: Thích
- Résumé = curriculum vitae (cv): Sơ yếu lý lịch
- Bank: Ngân hàng
- Leave: nghỉ việc
- Challenge: Thử thách
- Hard: chăm chỉ, chịu khó

USEFUL SENTENCES:
1. Hi, my name is Jane.
2. l'm only 24 years old.
3. And today is my first day at my new job.
4. I've just graduated from university.
5. Have you been waiting long?
6. I'm very glad for this opportunity.
7. When did you graduate from university?
8. I graduated 6 months ago.
9. What faculty were you in?
10. I was in faculty of secretarial studies.
11. Would you like to see my résumé?
12. Could you tell me where was your last job?
13. I was working at the Asia Finance Bank.
14. And why did you leave that job?
15. Because I was looking for more of  challenge.
Phần 2: MY JOB DESCRIPTION
Your skill
Mr.Smith: What’s your favorite topics at university?
Ở đại học, cô thích môn học nào nhất?
Jane: My favorite topic were letter writing, dictation and filing studies.
Tôi thích nhất là môn viết thư, viết chính tả và lưu trữ thông tin.
Mr.Smith: What do you think are your strengths?
Cô nghĩ thế mạnh của cô là gì?
Jane: I have good patience and English language skills.
Tôi có tính kiên nhẫn và kỹ năng về tiếng Anh.
Mr.Smith: Are you computer literate?
Cô có sủ dụng được máy vi tính không?
Jane: Yes, I can use the Windows and Excell.
Tôi có thể sử dụng hệ điều hành Windows và chương trình Excell.
Mr.Smith: Can you type?
Cô có thể đánh máy không?
Jane: Yes, fifty words per minute.
Được, khoảng 50 từ một phút.
Mr.Smith: Are you familiar with the internet?
Cô sử dụng internet thành thạo không?
Jane: Yes, I am familiar with the internet. I like surfing in my freetime.
Có, tôi thường lướt mạng khi rảnh rỗi.
Mr.Smith: What is your favorite website?
Jane: My favorite website is www.bbc.com.


Getting a job
Mr.Smith: Can you work with large groups of people?
Cô có thể làm việc với những nhóm với nhiều thành viên không?
Jane: I enjoy working on a large team.
Tôi rất thích làm việc nhóm.
Mr.Smith: Do you mind working on weekend?
Cô có ngại phải làm việc vào cuối tuần không?
Jane: No, I don’t mind working on weekend.
Không, tôi không ngại.
Mr.Smith: Wow, you look like the person I need.
Chà, có vẻ như cô là người tôi cần.
Jane: Thank you, I really like this job.
Cảm ơn, tôi thực sự rất thích công việc này.
Mr.Smith: OK. I’ll give you the job as my secretary.
Được rồi, cô sẽ là thư ký của tôi.
Jane: Thank you very much.
Mr.Smith: When would you like to start working?
Khi nào cô có thể bắt đầu.
Jane: As soon as possible.
Mr.Smith: Next Monday, at nine A.M?
Thứ 2 tuần tới, vào lúc 9 giờ sáng thế nào?
Jane: Next Monday sounds fine.
Thứ 2 tuần tới rất tốt.
Mr.Smith: So we’ll see you on Monday at nine A.M. Congaratulation!
Vậy thì chúng ta sẽ gặp nhau vào 9 giờ sáng thứ 2 tuần sau. Chúc mừng cô!
Jane: Thank you very much for this opportunity. I will not disapoint you.
Cảm ơn vì đã cho tôi cơ hội. Tôi sẽ không làm ông thất vọng.
Mr.Smith: Good because I like hard working people.
Tôi rất thích những người làm việc chăm chỉ.

NEW WORDS:
- Favorite: Ưa thích
- Strength: Điểm mạnh, thế mạnh
- Type: Đánh máy
- Familiar (with) : Thành thạo
- Surf the net: lướt mạng
- Work in a team: Làm việc theo nhóm
- Congratulations: Xin chúc mừng
- Disappoint: Làm thất vọng, làm phật lòng ai
- Otherwise: Nếu không

USEFUL SENTENCES:
1. What were your favourite topics at university?
2. My favourite topics were letter writing, dictation and filing studies.
3. What do you think are your strengths?
4. I have good patience and English language skills.
5. Are you computer literate?
6. Can you type?
7. Are you familiar with the Internet?
8. Can you work with larger groups of people?
9. Yes, I enjoy working in a large team.
10. Do you mind working on weekends? g
11. When would you like to start working?
12. As soon as possible.
13. Thank you very much for this opprtunity. I will not disappoint you.
EXPANSION:
A: How are your typing skills?
B: I’ve been typing for many years.
A: How many words do you type per minute?
B: I type 65 words per minute.
A: Can you take dictation?
B: Yes. ma’am. I can take dictation.
A: Do you take shorthand?
B: Yes, I take shorthand pretty fast.
A: Have you any experience with a computer?
B: I have approximately three years experience in using a
computer.
A: What kind of computers are you experienced in?
B: I’m experienced in IBM-PC compact and Great Wall
computers,
A: What kind of software do you have working knowledge of?
B: I have working knowledge of WINDOWS and DOS.
A: What certificates have you received?
B: I’ve receied a Computer Operator’s Qualification Certificate.
A: Can you drive?
B: I’m learning now.
A: What date can you start to work?
B: I'll quit my job in the Gold Horse Company.
A: Can you start on Monday?
B: I'm afraid not, but can you make it Thursday afternoon?
A: That’s all right. When you come, ask for Smith, Ok?
B: No proplem.
A: It’s a pleasure to have you here.
B: I’m sure I will enjoy working here, too.
A: I hope so. We’ll look forward to your coming back
B: Thank you. Goodbye.
A: Goodbye.

Phần 3: ARRIVING AT MY NEW OFFICE
Greeting
Receptionist: Good morning, Are you Jane?
Jane: Yes, I’m Jane.
Receptionist: Ah, It’s just on time.
Cô thật đúng giờ.
Jane: Can I go up?
Tôi có thể lên lầu không?
Receptionist:  Yes, Mr.Smith is waiting for you on the fifth floor.
Dĩ nhiên rồi, ông Smith đang chờ cô ở tầng 5.
Jane: Thank you.
Smith: Come in! Hello Jane, how are you today?
Vào đi! Xin chào Jane, hôm nay cô thế nào?
Jane: Fine, thanks.
Smith: Are you ready to start work?
Cô sẵn sàng cho công việc chưa?
Jane: Yes, I am.
Tôi đã sẵn sàng.
Smith: I’m a little busy now so my assistant Anna will take care of you. Wait and I’ll call her for you.
Tôi đang bận một chút nên nên trợ lý của tôi sẽ nói chuyện với cô. Tôi sẽ gọi cô ấy cho cô.
Jane: Ok!
Smith: Anna, can you come next door and show Jane around, please? Thank you.
Anna, cô có thể qua phòng tôi và đưa Jane đi tham quan 1 vòng không? Cảm ơn.

 In the new office
Anna: And this is your new office.
Đây là phòng làm việc của cô.
Jane: It’s nice and bright.
Đẹp và sáng quá.
Anna: And my room is right next door.
Phòng của tôi ngay bên cạnh.
Jane: Is there a telefone intercome system?
Ở đây có điện thoại nội bộ chứ?
Anna: Yes, there is.
Jane: And is it easy to use?
Có dễ sử dụng không?
Anna: Yes, It’s very easy to use.
Rất dễ thôi.
Jane: How many people are working in the sales and marketing department?
Hiện nay bộ phận kinh doanh và tiếp thị có bao nhiêu nhân viên?
Anna: About twenty people who are working in the department.
Khoảng 20 người.
Jane: And I am the youngest, aren’t I?
Tôi là người mới nhất có phải không?
Anna: Yes, you are. Jane, in contact I think you should preview it.
Đúng vậy. Jane này, cô nên đọc cái này trước, để liên lạc.
Jane: I think I need sometimes to organise myself.
Tôi nghĩ tôi cần thời gian để làm quen với mọi thứ.
Anna: I will be back later.
Vậy tôi sẽ quay lại sau.
* NEW WORDS:
- On time: Đúng giờ
- Wait (for sb/st): Chờ đợi (ai/cái gì)
- Be ready: Sẵn sàng
- Take care of (sb/st): Chăm nom, lo liệu
- Show around: Xem xung quan
- Next door: Kế bên
- Intercom (intercompany): Nội bộ
- Easy to: Dễ dàng
- Marketing and Sales Department: Phòng Tiếp thị và Kinh doanh
- Organize: Chuẩn bị, tổ chức

* USEFUL SENTENCES:
1. Good morning, are you Jane?
2. Are you ready to start work?
3. Could you come next door and show Jane around, please.
4. Is there a telephone intercom system?
5. How many people are working in the marketing and sales department?
6. I think I need some time to organise myself.

Phần 4: TALKING WITH MY NEW BOSS
Getting ready to work 
Smith: Jane, Are you free now?
Jane, cô có rảnh không?
Jane: Yes, I am.
Smith: Will you come to my office now, please?
Cô tới phòng làm việc của tôi ngay nhé.
Jane: Yes David. I’ll be there in the moment.
Vâng David, tôi tới ngay.
Smith: So Jane, how are you settling in?
Công việc thế nào rồi Jane?
Jane: Evething seem to be fine.
Mọi thứ đều ổn cả.
Smith: Have you got everything you need?
Cô có mọi thứ mình cần chứ?
Jane: No. Not yet. I need to go to stationery department.
Chưa, tôi cần tới chỗ để văn phòng phẩm.
Smith: OK, I’ll ask Anna to show you later.
Được rồi, tôi sẽ bảo Anna dẫn cô đi.
Jane: Will she show me around the office?
Cô ấy sẽ dẫn tôi tham quan xung quanh chứ?
Smith: Yes, Of course she will.
Dĩ nhiên rồi.
Jane: It looks like a big place.
Nơi này lớn thật.
Smith: If you have any problem or question you can always ask Anna.
Nếu có bất cứ vấn đề hay thắc mắc nào cô cứ việc hỏi Anna nhé.

About the contract
Smith: Have you read and signed your contract yet?
Cô đã đọc và ký hợp đồng chưa?
Jane: Yes, I have. Here it is.
Rồi ạ, đây này.
Smith: Do you understand the terms and conditions?
Cô nắm được các điền khoản không?
Jane: Yes, I think so.
Tôi nghĩ là tôi nắm được.
Smith: If you have any question you can ask me anytime.
Nếu có gì chưa hiểu cô có thể hỏi tôi bất cứ lúc nào.
Jane: Ok, how long does the probation period last?
Uhm, tôi sẽ thử việc trong bao lâu.
Smith: The probation period lasts for three months.
Thời gian thử việc kéo dài 3 tháng.
Jane: And then what happens?
Sau đó thì sao?
Smith: And what happens is that I will review your performance.
Sau đó tôi sẽ xem xét quá trình làm việc của cô.
Jane: Can you tell me what parks of performance will you look at?
Anh có thể cho tôi biết anh sẽ xét về khía cạnh nào không?
Smith: Yes, I will look at your punctuality, work performance and your relation with me.
Được chứ. Tôi sẽ để ý nếu cô đi làm đúng giờ, thái độ làm việc và cách cô cư xử với tôi.
Jane: what happens if I do not pass the probation?
Nếu tôi không thể vượt qua thời gian thử việc thì sao?
Smith: If you do not pass then you will need to find another job.
Thì cô sẽ phải tìm một công việc mới.
Jane: Do I have the second chance here?
Tôi có cơ hội nào khác ở đây không?
Smith: No, I’m sorry. You do not have a second chance here.
Rất tiếc, cô không có cơ hội nào nữa.

Question about office policy
Jane: And what is the yearly evaluation?
Và công việc đánh giá hàng năm là gì?
Smith: Every year I will evaluate your performance.
Mỗi năm tôi sẽ đánh giá hiệu quả làm việc của cô.
Jane: And then what?
Sau đó?
Smith: And then I will decide whether or not you deserve a pay raise.
Sau đó tôi sẽ quyết định xem cô có được tăng lương hay không.
Jane: Does the company also provide medical insurance?
Công ty có hỗ trợ bảo hiểm y tế không?
Smith: Yes, we do.
Có chứ.
Jane: What kind of insurance is it?
Loại bảo hiểm nào thế.
Smith: It’s comprehensive.
Bảo hiểm trọn gói.
Jane: Do I get all the medical cover?
Tôi được hưởng mọi quyền lợi về y tế chứ?
Smith: Yes, you do get all the medical cover.
Được chứ.
Jane: How much holiday time am I allowed?
Tôi có bao nhiêu ngày nghỉ phép?
Smith: You are allowed two weeks every year.
Cô có 2 tuần trong mỗi năm.
Jane: Can I take it anytime?
Tôi muốn nghĩ lúc nào cũng được phải không?
Smith: Yes, you can take it anytime.
Phải, bất cứ lúc nào.
Jane: This is a fair company.
Công này có chính sách tốt nhỉ.
Smith: Yes, we are a fair company.
Phải, công ty của chúng ta rất tốt.

New words:
Free: Rảnh rỗi
In a moment: Ngay, chốc lát
Settle: Ổn định, định cư
Have got: Có
Show sb around: Dẫn ai đi tham quan
Terms and conditions: Điều kiện và điều khoản
Probation period: Giai đoạn thử việc
Punctuality: Việc đúng giờ
Chance: Cơ hội
Evaluation: Sự đánh giá
Medical insurance: bảo hiểm y tế
Be allowed: Được phép
Fair: Công bằng, rõ ràng

Useful sentences:
1. So, Jane, how are you setting in?
2. Everything seems to be fine.
3. Have you got everything you need?
4. No, not yet. I need to go to the stationery department.
5. Have you read and signed your contract yet?
6. Do you understand the terms and conditions?
7. How long does the probation period last?
8. The probation reriod lasts for 3 months.
9. Can you tell me what parts of my performance you will look at?
10. Yes, I will look at your punctuality, work performance and your relations with me.
11. If you do not pass, then you will need to find another job.
12. And what is the yearly evaluation?
13. Every year, I will evaluate your performance.
14. Then I will decide whether or not you deserve a pay raise.
15. Dose the company also provide medical insurance?
16. How much holiday time am I allowed?
17. You are allowed 2 weeks every year.

Phần 5: THE OFFICE TOUR
Meeting new colleagues
Smith: So Jane, are you ready to go on an office tour?
Jane này, cô đã sẵng sàng tham quan văn phòng chưa?
Jane: Oh yes, I can’t wait.
Ồ vâng, tôi không thể chờ được nữa.
Smith: Ok, Anna will take you.
Tốt, Anna sẽ đi với cô.
Jane: Ok.
Anna: These people are working on marketing.
Đây là bộ phận tiếp thị.
Jane: Oh, I see.
Anna: And this is Joe.
Jane: Hello Joe, nice to meet you.
Anna: And Joe, Jane is new secretary.
Joe, Jane là thư ký mới.
Joe: Oh hi, nice to meet you.
Ồ, xin chào. Hân hạnh được gặp cô.
Jane: What do you do, Joe?
Công việc của anh là gì, Joe?
Joe:  I am a delivery manager.
Tôi là trưởng bộ phận giao hàng.
Anna: And this is Mary.
Jane: Hello!
Mary: Hello!
Jane: Please to meet you.
Mary: So, you’re the new secretary.
Vậy cô là thư ký mới.
Jane: Yes, I am.
Mary: Wow, I hope you last longer than the last one.
Chà, tôi hy vọng cô sẽ làm lâu hơn người trước?
Jane: The last one?
Người trước?
Joe: The last secretary.
Cô thư ký trước.
Jane: What happened to her?
Có chuyện gì với cô ấy sao?
Anna: Nothing happened. Don’t Worry! Mary, Don’t joke her, Ok?
Không có gì cả. Mary, đừng chọc Jane nữa, được chứ?
Jane: Oh, I see!

New words
Bạn dùng những mẫu câu sau để chào hỏi khi được giới thiệu với ai đó!
- Nice to meet you!
- Happy to meet you!
- Pleased to meet you!
- Glad to meet you!  
What do you do?: Anh làm nghề gì?
Delivery manager: Quản lí giao hàng
Last: Kéo dài
Worry: Lo lắng
Joke: Nói đùa

Key sentences
1. So, Jane. are you ready to go on an oflice tour?
2. Oh. yes. I can’t wait!
3. Hello, Joe, nice to meet you.
4. Hi. Nice to meet you.
5. What do you do, Joe?
6. I’m a delivery manager.
7. You are the new secretary?

Phần 6: ANSWERING THE TELEPHONE
Holding the line
Jane: Hello, this is the Multiplus company.
Công ty Multiplus xin nghe.
Caller: Hello, is it sales and marketing department?
Xin chào, đó có phải là bộ phận bán hàng và tiếp thị không?
Jane: Yes, It is. How can I help you?
Đúng rồi, tôi có thể giúp gì cho bà?
Caller: I’d like to speak to Mr.Smith, please.
Tôi muốn chuyện với ông Smith.
Jane: Could I ask who’s calling please?
Tôi có thể hỏi ai đang gọi tới không?
Caller: Yes, my name is Michelle Anderson.
Vâng, tôi tên là Michella Anderson.
Jane: Ok, Ms.Anderson. Would you mind holding the line for a moment?
Bà Anderson, bà vui lòng chờ cho một lát.
Caller: Thank you.
Jane: Mr.Smith you have Ms.Anderson on line one.
Ông Smith, bà Anderson gọi ông ở máy số 1.
Smith: Oh no, I don’t want to talk to her.
Ôi không, tôi không muốn nói chuyện với bà ấy.
Jane: Should I tell her you’re busy and will call her back later.
Tôi nói là ông đang bận và sẽ gọi lại sau nhé?
Smith: Yes, tell her that.
Được, nói vậy đi.
Jane: Ok.

Taking a message
Jane: I’m afraid Mr.Smith is too busy right now to take your call.
Tôi e rằng ông Smith không rảnh để nhận cuộc gọi của bà.
Caller: I see, can you ask him to call me back, please?
Tôi biết rồi, cô có thể nói ông ấy gọi lại cho tôi không?
Jane: Certainly, can I have your number?
Được chứ, tôi có thể có số điện thoại của bà không?
Caller: Yes, it’s 444-1234.
Jane: Thank you.

Caller: Good bye.
Jane: Bye.
Jane: Here you go.
Smith: Oh, did she say what she wants?
Ồ, bà ấy có nói bà ấy cần gì không?
Jane: She just wants you to call her back.
Bà ấy chỉ muốn ông gọi lại.
Smith: Anything else?
Jane: No.
Smith: Ok, thanks.

Leaving messages
Jane: Hello, Mr.Smith’s office.
Văn phòng của ông Smith xin nghe.
Caller: Can I speak to Mr.Smith, please?
Tôi có thể nói chuyện với ông Smith không?
Jane: I’m sorry. Mr.Smith is in the meeting right now.
Xin lỗi, ông ấy đang họp.
Caller: I see. This is an important call although.
Đây là một cuộc gọi quan trọng.
Jane: Could I ask who’s calling, please?
Tôi có thể hỏi ai đang gọi tới không?
Caller: Yes, I’m calling from Mr.Johnson’s office. To whom am I speaking?
Tôi gọi tới từ văng phòng của ông Johnson. Tôi đang nói chuyện với ai nhỉ?
Jane: My name is Jane. I am Mr.Smith’s new secretary.
Tôi là Jane, thư ký mới của ông Smith.
Caller: Nice to meet you, Jane. Would you please have Mr.Smith call Mr.Johnson today?
Rất vui được gặp cô, Jane. Cô vui lòng bảo ông Smith gọi cho ông Johnson hôm nay nhé.

Jane: What is it about?
Cuộc gọi về việc gì vậy?
Caller: Mr.Johnson would like to talk about the prices of your products.
Ông Johnson muốn bàn vệ giá cả sản phẩm của quý công ty.
Jane: Ok, I’ll tell him as soon as he finishes the meeting.
Được rồi, tôi sẽ nói với ông ấy ngay sau khi ông ấy họp xong.
Caller: Ok, good bye.
Jane: Good bye.

New words:
Right now: Ngay lập tức, ngay bây giờ
What is it about? Về việc gì
Price: Giá cả
Product: Sản phẩm
As soon as: Ngay khi
I see: Tôi hiểu, tôi biết
Here you go/Here you are: Đây này
Anything else? Còn gì nữa không
Would like to: Muốn
Would you mind...? Phiền ai…
Hold the line: Giữ máy chờ
Call back: Gọi lại
Busy: Bận rộn
Expansion:
A: Hello, this is James speaking. May I speak to Mr. Smith?
B: Oh, I’m sorry. He's in the meeting.
A: Really? Please ask him bo call me back when the meeting is over.
B: What is it about?
A: The telex he sent me there are a few points I do not understand.
B: Can you leave your phone number?
A: It's 123456.
B: I’l1 tell him as soon as he finishes the meeting,
A: Thank you, goodbye.
A: Hello, This is ABC company.
B: I would like to speak with Ms. Chen, please.
A: May I have your name?
B: I am Peter Zhang with Siemens.
A: Just a minute. please.
B: Certainly.
A; I’m sorry. Ms. Chen is on a conference call right now. Would you like to schedule an appointment for later in the day?
B: Sure, what time is her next available appointment?
Phần 7: MAKING AN APPOINTMENT
Asking for information
Smith: Good, Ok, I will. Thank you. Good bye. Would you call Mr.Johnson for me please?
Tôi biết rồi, chào anh. Cô gọi cho ông Johnson giúp tôi nhé.
Jane: Certainly, I wll straight away. Would you like me to schedule a meeting with him?
Ngay bây giờ, Ông có muốn tôi hẹn ông ấy không?
Smith: Yes.
Jane: What day?
Smith: Next Monday.
Thứ 2 tuần sau.
Jane: What time?
Smith: Ten A.M.
Jane: Where? Our office or there?
Ở văn phòng chúng ta hay chỗ của ông ấy?
Smith: There will be better.
Chỗ của họ chắc sẽ tiện hơn.
Jane: What should I tell him the meeting is about?
Tôi nên nói với ông ta nội dung cuộc họp là gì ạ?
Smith: It is about the new pricing strategy.
Về giá cả.
Jane: Hello, could I have the office of Mr.Johnson, please?
Xin chào, vui lòng nối máy cho tôi đến văn phòng của ông Johnson.
Answerer: Certainly, who is calling, please?
Xin hỏi ai đang gọi tới?
Jane: I am calling from office of Mr.Smith.
Tôi gọi từ văn phòng của ông Smith.
Answerer: Hold the line, please.
Vui lòng chờ máy.
Jane: Thank you.

Schechuling a meeting
Mr.Johnson’s secretary: Hello, how can I help you?
Xin chào, tôi có thể giúp gì được?
Jane: Hello, I’m calling for Mr.Johnson.
Xin chào, tôi gọi tới để tìm ông Johnson.
Mr.Johnson’s secretary: Oh Yes, I’m expecting your call. I’m Mr.Johnson’s secretary.
Ồ, tôi đang mong cuộc gọi của cô. Tôi là thư ký của ông Johnson.
Jane: I’m sorry I didn’t get your name.
Xin lỗi, tôi chưa biết tên cô.
Mr.Johnson’s secretary: My name is Lisa and you’re Jane, right?
Tôi là Lisa và cô là Jane phải không?
Jane: Yes, you seem to have a good memory. Well Lisa, Mr.Smith wants to schedule a meeting with Mr.Johnson.
Vâng, dường như cô có trí nhớ tốt. Lisa này, ông Smith muốn sắp xếp một cuộc họp với ông Johnson.
Mr.Johnson’s secretary: Ok, when and where?
Ok, khi nào và ở đâu nhỉ?
Jane: Next Monday on your office.
Thứ 2 tuần sau ở văn phòng của cô.
Mr.Johnson’s secretary: What time would he be free?
Ông ấy rảnh giờ nào nhỉ?
Jane: Ten A.M.
Mr.Johnson’s secretary: All right, let me check Mr.Johnson’s diary first.
Được rồi, để tôi xem lại lịch làm việc của ông Johnson.
Jane: Ok.
Mr.Johnson’s secretary: Ten A.M would be fine.
10 giờ sáng được đấy.
Jane: Thank you, see you next Monday.
Cảm ơn, gặp cô vào thứ 2.
Mr.Johnson’s secretary: Ok, see you next Monday.
Ok, gặp cô vào thứ 2.
Smith: Is everything set up?
Cô sắp xếp mọi việc hết chưa?
Jane: Eveything is set up.
Vâng, mọi thứ đã đượclên kế hoạch.
Smith: Were there any problems?
Ở văn phòng của họ có vấn đề gì không?
Jane: There were not any problem.
Không có vấn đề gì cả.
Smith: Good, I need you to take notes at the meeting, Ok?
Tốt, tôi cần cô ghi chú trong cuộc họp, được chứ?
Jane: No problem, I’m enjoy note taking.
Được ạ, tôi rất thích ghi chú.

New words:
Straight away = right away = at once = immediately: Ngay lập tức
Schedule: Lên kế hoạch, sắp xếp
Strategy: Chiến lược
Certainly: Được, chắc chắn
Expect: Mong chờ
Memory: Trí nhớ, kỷ niệm
Check: Kiểm tra
Diary: Nhật ký
Set up: Sắp xếp
Take notes: Ghi chép

Key sentences:
1. Would you call Mr. Johnson for me, please?
2. Certainly I will straight way. Would you like me to schedule a meeting with him?
3. What should I tell him the meeting is about?
4. Hello. could I have the office of Mr. Johnson, plese?
5. Hello, I'm calling for Mr. Johnson.
6. Oh, yes, I was expecting your call. I'm Mr. Johnson’s secretary.
7. I'm sorry. I didn`t get your name.
8. Mr. Smith would like to schedule a meeting with Mr Johnson.
6. And what time will he be free?
7. Is everything set up?
8. Good, I need you to take notes at the meeting, ok?

Expansion:
A: Hello, Mr. Rothmon? This is Micheal in Mr Emory’s office. He'd like to set up an appointment with you to talk about buying a new copier.
B: Sure. I’d be glad vo. What time frame did he have in mind?
A: He’d like to do it as soon as possible, sir. How about tomorrow at 2:45?
B: Mm, yeah, that will be great. Tell him I’ll see him then.
A: OK. See you tomorrow.
B: Goobye

Phần 8: MEETING WITH CUSTOMER
Greeting a client
Receptionist: Yes, thank you. Good bye.
Vâng, cảm ơn. Xin chào.
Jane: Mr.Smith is here to meet Mr.Johnson.
Ông Smith tới đây để gặp Mr.Johnson.
Receptionist: Do you have an appointment?
Hai người có hẹn trước không?
Jane: Yes, ten A.M.
Receptionist: Oh, Mr.Johnson is waiting for you.
Ồ, ông Johnson đang chờ 2 vị.
Jane: Which ward?
Xin hỏi phòng nào?
Receptionist: Please turn left to the fifth ward.
Quẹo trái, phòng thứ 5.
Jane: Thank you.
Receptionist: Your welcome.
John: Hey David, good to see you.
Chào David, rất vui khi gặp anh.
Smith: Hello John. It’s good to see you, too.
Chào John, tôi cũng rất vui khi gặp anh.
John: How have you been?
Dạo này anh sao rồi?
Smith: I’ve been busy. This is Jane, my new secretary.
Dạo này tôi hơi bận. Đây là Jane, thư ký mới của tôi.
Jane: Nice to meet you Mr.Johnson.
Hân hạnh được gặp ông, Johnson.
John: This is my secretary, Lisa.
Đây là thư ký của tôi, Lisa.
Lisa: Yes, we talk on the phone before.
Vâng, chúng ta có nói chuyện qua điện thoại.
Jane: Yes, nice to meet you, Lisa.
Vâng, rất vui khi gặp cô.
Lisa: Can I offer anyone some coffee or tea?
Mọi người muốn dùng trà hay cà phê.
Smith: I would like some tea, please.
Tôi uống trà.
Jane: Coffee, please.
Cà phê, làm ơn.
Lisa: For you, Mr.Johnson.
Còn ông, Johnson?
John: Coffee, please.
Cà phê làm ơn.
Lisa: Ok, I’ll be right back.
Ok, tôi sẽ quay lại ngay.
John: So David, shall we get down to business?
David, chúng ta bàn công việc nhé.
Smith: Yes, let’s get to work.
Được, làm việc thôi.

New words:
Appointment: Cuộc hẹn ( Công việc)
Lift: Thang máy
Good to see you: Rất vui được gặp ông
How have you been? Dạo này thế nào rồi?
Offer: Đề nghị
Be right back: Trở lại ngay
Get down to business: Bắt đầu công việc

Key sentences:
1. Mr Smith is here to meet Mr. Johnson.
2. Do you have an appointment?
3. David, good to see you.
4. Hello, Johnson, it’s good to see you, too.
5. How have you been?
6. Shall we get down bo business?
7. Yes, let's get to work.

Expansion:
A: Hi, my name is Tony Li. I`m here to see John Weigold
B: Do you have an appointment?
A: Yes. it is for 2:00, but I’m a little early.
B: I see, Mr. Weigold is with someone right now. Would you like to wait.
A: Yes, I’lI wait for him.
B: Please make yourself comfortable.
A: Thank you.
B: Can I get you some coffee?
A: Don’t bother. Do your work.
B: You are welcome.

Phần 9: IN THE MEETING
 Discussing prices
Smith: So, John. What do you want to talk about?
John này, anh muốn bàn về chuyện gì nào?
John: Well, it’s about the prices that you charge.
À, về giá cả mà anh cung cấp.
Smith: What about my prices, is there a problem?
Về giá cả của chúng tôi sao, có vấn đề gì à?
John: Oh yeah, they are too high.
Phải, chúng quá cao.
Smith: No, they’re not.
Không, không cao đâu.
John: Lisa, can you show Mr.Smith the competitor analysis that we did.
Lisa, cô có thể cho ông Smith xem bản phân tích về những đối thủ cạnh tranh mà chúng ta đã làm không?
Lisa: Here it is, Mr.Smith.
Smith: Oh, I see our prices are higher than these brands that you’ve researched.
Ồ, tôi thấy giá cả của chúng tôi cao hơn những nhà cung cấp mà anh đã tìm kiếm.
John: You understand me now.
Anh nắm được vấn đền rồi đấy.
Smith: Yes, I do understand but I can explain.
Phải, tôi hiểu nhưng tôi có thể giải thích.
John: Well, I’m willing to listen.
Tôi rất sẵng lòng để nghe.

Giving explaination
Smith: There are three reasons that we cost more than our competitors.
Có ba lý do mà giá cả của chúng tôi lại cao hơn những đối thủ.
John: OK.
Smith: Firstly, we use plastic and not paper to make that products.
Thứ nhất, chúng tôi dùng chất dẻo chứ không phải giấy để làm ra những sản phẩm.
John: So?
Thì sao nhỉ?
Smith: Plastic is stronger and more durable.
Chất dẻo thì dai và bền hơn.
John: Ok, I see.
Smith: Secondly, we have twenty four-hours hot line should there be any problem.
Thứ 2, chúng tôi có đường dây nóng phục vụ 24 giờ nếu có vấn đề gì xảy ra.
John: Yeah, I used this before.
Tôi đã thử trước đây.
Smith: Were they helpful?
Có tiện lợi không nhỉ?
John: Yes, I suppose they were.
Có, tôi nghĩ vậy.
Smith: Thirdly, we have thirty-day return and refund policy.
Thứ 3, chúng tôi có chính sách trả và hoàn tiền trong vòng 30 ngày.
John: OK, none of your competitors offer that.
Ok, không có ai trong số các đối thủ của anh có dịch vụ đó.
Smith: I know. 

Bargaining 
John: But I still think you’re too expensive.
Nhưng tôi vẫn nghĩ là giá của các anh cao.
Smith: But we are the best.
Nhưng chúng tôi tốt nhất.
John: But I can no longer afford it. 
Nhưng tôi không thể chi trả nổi.
Smith: This is a difficult situation.
Trường hợp này khó đây.
John: Look, I have to lower my expenditure.
Tôi phải giảm chi phí.
Smith: How long have we done business toghether?
Chúng ta hợp tác đã bao lâu rồi?
John: Fifteen years and I have been a good customer.
15 năm và tôi đã là một khách hàng thân thiết.
Smith: Ok, I can give you a seven percent discount.
Ok, tôi sẽ chiết khấu cho anh 7%.
John: Ok, look David. Can you give me a ten percent discount?
Ok, David. Anh có thể chiết khấu cho tôi 10% không?
Smith: No, I’m sorry. I can’t.
Không, xin lỗi. Tôi không thể.
John: Ok, I’ll take the seven percent discount.
Ok, tôi sẽ lấy 7%.
Smith: Great, I hope that’s helpful.
Tốt, hy vọng nó sẽ hữu ích.
John: Ok at least I don’t have to chage the supplier now.
Ok, chí ít tôi không phải thay đổi nhà cung cấp.
Smith: Good, I’ll sent the contract tomorrow.
Tốt, tôi sẽ gửi hợp đồng vào ngày mai.
John: I look forward to receiving them.
Tôi rất mong được nhận chúng.

New words:
- Analysis (n): bản phân tích
- Brand (n): thương hiệu
- Willing (adj): sẵn lòng
- Durable (adj): dẻo dai
- Bargain (v): mặc cả
- Expenditure (n): chi phí

Useful sentences:
1. So, John. What do you want to talk about?
2. Well, it’s about the prices that you charge.
3. What about my prices, is there a problem?
4. Lisa, can you show Mr.Smith the competitor analysis that we did.
5. I see our prices are higher than these brands that you’ve researched.
6. There are three reasons that we cost more than our competitors.
7. Firstly, we use plastic and not paper to make that products.
8. Secondly, we have twenty four-hours hot line should there be any problem.
9. Thirdly, we have thirty-day return and refund policy.
10. But I still think you’re too expensive.
11. But we are the best.
12. But I can no longer afford it.
13. I can give you a seven percent discount.
14. Look, I have to lower my expenditure.
15. Ok at least I don’t have to chage the supplier now.
Phần 10: HANDLING A COMPLAINT
Answering the phone
Jane: Hello. Mr. Smith’s office, Jane speaking.
Xin chào, văn phòng của ông Smith đây.
Caller: Yes, is this the Multiplus Company?
Xin hỏi đó có phải là công ty Multiplus không?
Jane: Yes. it is.
Phải ạ.
Caller: May I please speak to Mr. Smith?
Tôi có thể nói chuyện với ông Smith không?
Jane: I’m sorry, sir, Mr. Smith is busy right now. 
Xin lỗi, thưa ông. Hiện tại ông Smith đang bận.
Caller: Oh! Is this the Sales and Marketing department?
Ồ. Đó có phải là bộ phận tiếp thị và kinh doanh không?
Jane: Yes, it is. What is the nature of your call?
Vâng, phải ạ. Xin hỏi có chuyện gì không ạ?
Caller: I wish to make a complaint.
Tôi muốn khiếu nại.
Jane: OK, sir, you can tell me your complaint.
Được, thưa ông. Ông có thể nói với tôi.
Caller: Will you pass it on to Mr. Smith for me?
Cô sẽ chuyển lời cho ông Smith dùm tôi chứ?
Jane: Yes, sir, I will pass it on to him.
Vâng, thưa ông. Tôi sẽ chuyển.

Holding on the phone
Jane: Could you just hold the line a moment whilst I get my pen and paper readly.
Anh có thể giữ máy trong lúc tôi chuẩn bị giấy và bút.
Caller: Certainly, no problem.
Không vần đề.
Jane: OK, I'm ready now. Could I have your name please?
Ok, tôi sẵn sàng rồi. Tôi có thể biết tên anh không?
Caller: My name is Edward Brown. B-R-0-W-N.
Tôi là Edward Bronwn. B-R-O-W-N.
Jane: And what is your company name?
Và anh ở công ty nào?
Edward: I‘m calling from the Brown Sugar Company.
Tôi gọi từ công ty Brown Sugar.
Jane: Have you been using our products for a long time?
Xin hỏi ông đã dùng sản phẩm của chúng tôi lâu chưa?
Edward: Yes, I have. I‘ve been a customer for 5 years now.
Lâu rồi, tôi đã là khách hàng của quý công ty 5 năm rồi.

Receiving a complaint
Jane: Could you tell me what the problem is?
Ông có thể nói với tôi vấn đề là gì không?
Edward: Recently, the problem has been damaged product packaging.
Ngay bây giờ, Bao bì của sản phẩm bị hỏng.
Jane: Could you be more specitic, please?
Ông có thể nói cụ thể hơn không?
Edward: Yes, when you send me the product, the packaging around it is damaged.
Khi quý công ty gửi sản phẩm đến cho chúng tôi, lớp bao bì bên ngoài đã bị hư hại.
Jane: ls it also damaged inside?
Vậy còn ở bên trong thì sao?
Edward: Yes, it is sometimes.
Lâu lâu cũng bị ảnh hưởng.
Jane: Is this the first time you have called to complain?
Đây có phải là lần đầu tiên ông gọi tới để khiếu nại?
Edward: Yes, it is.
Jane: Are there any other problems?
Còn vấn đề nào khác không?
Edward: Yes, occasionally, the delivery arrives a day late.
Vâng, đôi khi hàng giao trễ 1 ngày.
Jane: Does this happen often?
Việc đó có xảy ra thường xuyên không?
Edward: Yes, it has happened often.
Vâng, nó diễn ra thường xuyên.

Apologizing
Jane: Thank you for alerting us to these problems.
Cảm ơn ông vì anh báo cho chúng tôi những vấn đề này.
Edward: Well, I hope you can fix them for me.
Tôi hy vọng cô có thể chấn chỉnh những việc đó cho tôi.
Jane: Yes, I am very sony to hear that you've had these difficulties.
Vâng, tôi rất tiếc khi nghe ông đã gặp những khó khăn này.
Edward: That's OK, but I expect to see an improvement soon.
Không sao, nhưng tôi mong được thấy tình trạng này được cải thiện.
Jane: Yes, sir. I will pass on your complaint straight away.
Vâng, thưa ông .Tôi sẽ chuyển khiếu nại của ông đi ngay lập tức.
Edward: OK, thank you, goodbye.
Jane: Goodbye.

New words:
- Nature (n): Bản chất
- Make a complaint: Khiếu nại
- Pass something on: Chuyển cái gì đó cho ai
- Hold the line: Giữ máy chờ (Gọi điện thoại)
- No problem: Không sao/Không vấn đề gì
- Product (n): Sản phẩm
- Recently (adv): Gần đây
- Damage (n/v): Hỏng hóc, phá hủy
- Occasionally (adv): Thỉnh thoảng, đôi khi
- Delivery (v): Giao hàng 
- Alert (v): Báo, cảnh báo
- Fix (v): Sửa chữa, chấn chỉnh
- Improvement (n): Cải thiện
Key sentences:
1. What is the nature of your call? 
2. I wish to make a complaint.
3. OK, sir, you can tell me your complaint.
4. Could you just hold the line a moment whilst I get my pen and paper ready.
5. Certainly, no problem.
6. Ok, I’m ready now. Could I have your name, please?
7. And what is your company name?
8. Have you been using our products for along time?
9. Could you tell me what the problem?
10. Recently, the problem has been damaged product packaging.
11. Could you be more specilic, please?
12. Is this the fu-st time you have called to complain?
13. Are there any other problems?
14. Yes, occasionally, the delivery arrives a day labe.
15. Thank you for alerting us to these problems.
16. Well, I hope you can fix them for me.
17. Yes, I'm very sorry to hear that you're had these difliculties.
18. That’s OK, but I expect to see an improvement soon.
Expansion:
A: Good morning. This is Brown from SAC. May I speak to Miss White?
B: Sorry, Miss White is away until Thursday, Perhaps I can help.
A: We arranged for one of your reps to visit us last week but he didn’t come.
B: I'm sorry to hear that. I'm sure there’s a reason for it. I'll check with him and call you later.
A: ln that case, I'll expect your call. Goodbye.
B: Goodbye.
A: Nick company. May I help you?
B: Hello, I called several days ago requesting your service for the computer I bought from you, but I’ve had no reply.
A: Sorry because you trouble. Please accept my apology on behalf of the company. I'll contact the Service Department right away. Please give me your phone number and I’ll call you right back.
B: My phone number is 213526. Ask them to do it as soon as possible.
A: Yes. I’ll do as you say.
B: Goodbye.
A: Goodbye.
A: You know we've lost much money due to your delay.
B: I understand this has caused a lot of trouble to your company. But I can assure you it won`t. happen again.
A: I hope so.
A: I, once again, do apologize for the trouble on behalf of my company. I look forward to seeing you soon.
B: See you later. Goodbye.
A: Goodbye.

0 nhận xét:

Đăng nhận xét

TÌM HIỂU "BÍ QUYẾT CHĂM SÓC DA CỦA PHỤ NỮ HIỆN ĐẠI"