Sau 5 Click Chuột, Giải Quyết Công Việc Của 16.000 email?


Hầu hết mọi người đều biết đến một nguyên tắc Pareto (còn gọi là nguyên tắc 80/20), được hiểu nôm na rằng mọi sự vật hiện tượng trên đời đều không tuân theo lý thuyết bình quân chủ nghĩa, mà chia ra thành những thứ quan trọng (chiếm phần ít – 20%) và không quan trọng (chiếm phần nhiều – 80%).
Nguyên tắc này không có kết quả chứng minh tổng quát, mà được “quy nạp” từ một vài trường hợp cụ thể bằng phương pháp thống kê. Tuy nhiên, nhiều người trên thế giới đã nhanh chóng kiểm nghiệm vào các tình huống cá nhân của họ và thấy rằng Nguyên tắc 80/20 lúc nào cũng đúng. Vậy nên các bạn cứ yên tâm áp dụng!
Nếu trong tủ đồ của bạn có 10 bộ quần áo, sẽ có 2 bộ mà bạn thường xuyên mặc nhất, bạn cảm thấy đẹp nhất, thích thú và yêu quý nhất. Tương tự, nếu có 5 đôi giày, sẽ chỉ có 1 đôi bạn đi nhiều nhất. Có 3 trên tổng số 15 cái dây nịt (thắt lưng) bạn thường xuyên dùng nhất. Có 20 khách hàng quan trọng nhất, mang lại doanh thu gấp nhiều lần 80 khách hàng còn lại trên tổng số 100 khách hàng mà bạn đang phục vụ.
Nếu đang đi làm việc, các bạn sẽ phải thường xuyên giao tiếp qua email. Mọi thứ quan trọng nhất với bạn dường như đều nằm trong inbox. Cho nên mình hay lấy ví dụ về nguyên tắc 80/20 qua trường hợp cụ thể về một inbox gọn gàng, sạch sẽ.
Hãy tưởng tượng, mỗi ngày bạn nhận được vài trăm email (cả công việc lẫn không công việc). Bạn thì không có nhiều thời gian để trả lời toàn bộ nên ngày qua ngày, khối lượng email tích tụ và đạt con số 16.000 – thật khủng khiếp. Bạn muốn giải quyết hết đống email – công việc kia đi nhưng mọi thứ đã trở nên vô vọng. Từ giây phút đó – cho đến hết cuộc đời – bạn chính thức trở thành nô lệ cho inbox mà tự tay bạn đã lập ra.
Cách duy nhất để ngay lập tức cho đống email kia biến mất hết là… xóa chúng đi. Chỉ qua 5 thao tác vô cùng đơn giản (nếu sử dụng Gmail) là
1- Click chọn nút đánh dấu toàn bộ ở trang màn hình hiện tại;
2- Click liên kết chọn đánh dấu toàn bộ các email trong inbox;
3- Click biểu tượng thùng rác để xóa trắng
4- Click chuyển qua thư mục “Trash – thùng rác”
5- Click liên kết “Empty trash now – Xóa vĩnh viễn thùng rác ngay lập tức”
Vậy là toàn bộ 16.000 emails của bạn đã một đi không trở lại. Inbox của bạn đã thơm tho, sạch sẽ. Những chuỗi ngày kinh hoàng vì hàng tá email ngập lụt đã chấm dứt. Cuộc đời của bạn đã sang trang mới. Hãy sắp xếp lại mọi việc từ sau thao tác đấy.
Và lâu lâu, lại thi triển võ công “5 click chuột thần thánh” ấy thêm một phát!
Hãy dũng cảm lên, đừng sợ rằng bạn đã xóa mất một đống email công việc. Bởi vì nguyên tắc 80/20 giúp bạn biết rằng trong số 16.000 emails, chỉ có 20% = 3200 emails “thật”, còn lại sẽ là thư rác và quảng cáo. Trong 3200 emails “thật”, chỉ có 20% = 640 emails công việc. Trong 640 emails công việc, chỉ có 20% = 128 emails quan trọng. Trong 128 email quan trọng, chỉ có 20% = 26 emails cần thiết phải trả lời.
Thậm chí, nếu phân tích tiếp, bạn sẽ thấy rằng trong 26 emails phải trả lời, sẽ chỉ có 20% = 5 emails phải trả lời ngay.
Vậy bạn có nhớ được nội dung của 5 emails phải trả lời ngay đó không? Nếu nhớ, hãy tự viết email mới để trả lời ngay. Còn nếu thậm chí bạn còn không nhớ nổi nội dung, địa chỉ người cần gửi thì chứng tỏ email đó hoàn toàn không quan trọng như bạn tưởng!
Bỏ qua 5 emails quan trọng nhất và phải trả lời ngay đi, còn 26-25=21 emails cũng quan trọng và cần thiết phải trả lời, nhưng không gấp. Hãy cứ để đấy, chủ nhân của nó sẽ gọi điện hoặc gửi lại email để nhắc nhở nếu sau 1-2 ngày không thấy bạn liên lạc lại. Khi đó hãy nói với họ rằng bạn đã lỡ tay – bấm nhầm nút – hay sao đó và làm mất email cũ, và nhờ họ forward lại.
Tức là bạn đã có thể giải quyết công việc của 16.000 emails chỉ sau 5 click chuột. Quá dễ, mà chẳng phải chịu hậu quả gì! Nên nhớ, email chỉ là phương tiện, không phải là cẩu đầu trảm để quyết định sự sống – chết của tất cả chúng ta.
Vấn đề quan trọng nhất ở đây là cần dũng cảm. Dũng cảm để DÁM LÀM như vậy. Dám loại bỏ đi 80% những thứ là vô giá trị, không quan trọng để tập trung thời gian vào giải quyết 20% quan trọng nhất.
Để tiếp thêm sức mạnh cho hành động đó, hãy thử tưởng tượng ra các tình huống sau đây:
– Bạn có treo cổ tự tử nếu chẳng may bị quên mật khẩu và không thể làm sao để nhớ ra hay khôi phục lại?
– Bạn có treo cổ tự tử nếu bị ai đó hack mất mật khẩu và bị chiếm mất email?
– Bạn có treo cổ tự tử nếu sáng mai ngủ dậy, Google thông báo họ đã bị lỗi trong hệ thống và tất cả email của khách hàng bị xóa trắng không thể phục hồi?
– Bạn có treo cổ tự tử nếu lưu trữ email trong Outlook ở máy tính cá nhân và chiếc máy đó bị virus “ăn” hết dữ liệu, email?
– Bạn có treo cổ tự tử nếu lưu trữ email trong Outlook ở máy tính cá nhân và chiếc máy này bị hỏng đột ngột không thể phục hồi?
– Bạn có treo cổ tự tử nếu lưu trữ email trong Outlook ở máy tính cá nhân và chiếc máy này bị cướp?
Và cuối cùng, sếp hay đối tác của bạn có trách móc nếu bạn bị mất email do vô tình rơi vào một trong các trường hợp hi hữu đó? Nếu chẳng ai trách móc bạn, và bạn cũng không tiếc đống email đó đến mức phải treo cổ lên quạt trần tự tử thì hãy “mắt nhắm mắt mở” xóa 16.000 emails đang hành hạ bạn ngay lập tức.
Ngồi trước một inbox trắng trơn, bắt đầu lại mọi thứ, tận hưởng cảm giác nhẹ nhàng, thư thái và tràn đầy năng lượng. Đó là món quà vô giá dành tặng cho người dũng cảm. Và luôn nhớ rằng, mọi thứ xung quanh bạn luôn chỉ có 20% quan trọng nhất.
Hãy yên tâm, bạn sẽ làm chủ được kỹ năng quản lý thời gian khi biết cách tìm ra chính xác đâu là những thứ rơi vào nhóm 20% quan trọng nhất bằng Phương pháp Búp bê Nga và Phương pháp Cắt Bánh Chưng mà mình sẽ chia sẻ ở các bài viết trong thời gian tới.
Đừng quên share bài viết này về wall của bạn như một món quà tặng bạn bè trong friend list. Và NẾU là một người dũng cảm hay thậm chí chỉ cần có MÁU LIỀU để thực hiện như hướng dẫn, hãy chụp hình Inbox trắng tinh của bạn và gửi vào comments để “khoe thành tích”. Chúc các bạn thành công!
Nguồn : nguyenngoclong.com

0 nhận xét:

Đăng nhận xét

TÌM HIỂU "BÍ QUYẾT CHĂM SÓC DA CỦA PHỤ NỮ HIỆN ĐẠI"